How To Use Asana Effectively [Step-By-Step Walkthrough]

Время на прочтение

Проекты над которыми трудятся разработчики можно часто рассматривать как одну (или несколько) больших задач. А чтобы было проще решать большую задачу, ее нужно разделить на более мелкие. Для этого отлично подойдет Asana — collaborative task management application. Под хабракатом описание данной системы и один use-case который мы успешно используем при разработке сайтов. Статья большая и с картинками. Кому интересно только то как мы используем Asana на работе, можете перейти сразу к примеру, или к примеру в картинках. Также на хабре уже был обзор данной системы, но он устарел, а система продвинулась намного дальше с тех пор.

Что такое асана

Асана — не просто список задач, а целая система мелких инструментов которые помогут заменить почти любое приложение по управлению задачами, взаимоотношениями с клиентами, проектами и многое другое. Сразу скажу что существует только английская версия.
Отзывчивость приложения настолько высокая, что иногда кажется что это не вэб — а локально установленная программа. Почти всем можно управлять используя лишь клавиатуру.

Сразу в бой

Вот так выглядит мой рабочий стол (это при ширине монитора 1280, при более меньших размерах — сайт адаптируется по-разному):

Если это выглядит массивно или сложно, то это лишь первое впечатление. Давайте разберем все по полочкам.

Как она устроена

Первыми в иерархии стоят рабочие столы (workspaces). Они удобны для разделения доступа по группам (один рабочий стол для работы, другой для семьи и т. д.). К одному рабочему столу могут иметь доступ бесплатно до 30 пользователей, дальше платно. Есть два типа рабочих столов — стандартный и собственные проекты. В этой статье будут рассматриваться только стандартные рабочие столы. Кому интересно про собственные проекты — можно почитать на блоге.

Тут видны сразу все рабочие столы и проекты, но чтобы сфокусироваться лучше перейти на рабочий стол в котором мы хотим работать. Делается это нажатием на заголовок проекта.

Пользователей можно добавлять как ко всему рабочему столу (будут доступны все проекты), так и только давать доступ к одному проекту.

В каждом рабочем столе всегда есть два раздела: Мои Задачи (My tasks) и Входящие (Inbox) и три типа категорий (может это и не категории но больно похоже): проекты, теги и пользователи.

При выборе одного проекта, тэга или пользователя — в окне задач будут показаны только те что соответствуют выбору.

В Моих Задачах находятся все задания которые назначены данному пользователю.

Во входящих находятся лента новостей всех изменений задач (добавление новой, комментирование, назначение и т. д.) к которым данный пользователь подписан.

Теперь посмотрим на все задания проекта:

Визуально задачи бывают простыми или заголовками приоритетов (priority heading). Заголовки используются для визуального разделения задач на категории, при этом их функциональность та же что и у обычных задач. В списке видны:

Статус задач, назначенного пользователя и заголовок можно изменять прямо из списка. Так же чтобы создать заголовок достаточно просто добавить к концу имени двоеточие.

Завершенные задачи помещаются в верх списка, а чтобы они оттуда исчезли — их можно архивировать (к примеру к концу дня когда делается обзор выполненного за день):

Также тут доступны базовые функции:

Из интересных функций тут есть:

Где можно узнать больше или увидеть примеры работы

Чтобы почувствовать всю мощь приложения, нужно его попробовать в работе. И желательно изначально просмотреть Asana в 2х минутах (eng) и How to use it (eng).

Пример использования для небольшой вэб студии

Мы команда из 5ти человек которые делают сайты на рельсах (Ruby on Rails):

Для каждого сайта мы создаем проект. Все задачи разделены заголовками приоритетов которые соответствуют страницам сайта (см картинку выше с задачами). Очередность задач в списке для нас не важна, для этого мы используем теги. Вот список приоритетов выполнения задач в зависимости от тега (по убывающему):

Также есть тег документация который присваивается к информативным задачам. Их выполнять не нужно. Еще много информации хранится в заголовках приоритетов для каждой страницы.

Для подзадач мы используем текстовый список где перед каждым элементом стоят пустые квадратные скобки, а в конце каждого элемента имя того кто должен будет выполнить данную задачу. Под подзадача имеет отступ в два пробела от родительской подзадачи.

Почти все задачи проходят следующий цикл жизни:

Но конечно не все задачи проходят гладко, в разных ситуациях нужны разные действия:

То же самое только в картинках

Вот этим занимается Такс Менеджер

А вот этим все (включая Таск Менеджера)

Почему мы не используем встроенные подзадачи

Когда мы начали пользоваться данной схемой, подзадач еще не было. Да и сейчас, насколько я понимаю, они в бета релизе (когда-то давно указал что согласен на бета фичи, да и в проекте мы используем маркировку подзадач которую они сами рекомендовали в их видео как возможный сценарий использования системы).

Но даже когда нам стали доступны подзадачи, мы столкнулись с неудобством их использования. Если иметь только одноуровневые подзадачи — тогда все просто. Хотя даже в этом случае они нам не подходят так как при назначении подзадачи это появится во Входящих соответствующего пользователя и в его Личных Задачах, а мы стремились к тому чтобы в Личных Задачах были только задачи над которыми человек уже может работать, да и во Входящих не должно быть избытка ненужных событий. А в случае если у ваших подзадач будут свой подзадачи, тогда уже визуально не получится оценить все подзадачи одной задачи, и это намного усложнит понимание прогресса и количества подзадач. Также это приносит фрагментирование комментариев и файлов которые имеют непосредственное отношение к задачам.

Результаты

В конце каждого дня можно проанализировать статистические данные.:

Вот так уже работаем около месяца, за это время:

UPD. Теперь подзадачи объявлены официально.

Asana создана для ленивых, но влюбленных в порядок. Знакомство с ней длится 10 минут, чтобы уже завтра КПД вашей команды вырос как минимум на 30%. Да, и тут есть радужные единороги, йети и котики.

▍80% успеха кроется в деталях

Столько же рабочего времени уходит на организацию рабочих процессов. Решение в автоматизации — порядок даст вам больше времени для творчества и интеллектуальной работы и положительно скажется на результатах работы. Не важно, сколько человек в вашей команде. Разбираться с ежедневными задачами ощутимо легче, даже если вы трудитесь в паре.

Большинство из вас наверняка слышали или даже работают в Trello и Basecamp. Asana менее известна, но у нее функционал шире, нежели у популярного Basecamp, при этом она сохраняет понятный интерфейс, в отличие от Trello.

▍Об управлении задачами

Основу системы разработала команда российского агентства DAN: строгие алгоритмы поведения придумал директор DAN Игорь Чаркин, а с использованием на практике меня познакомил Илья Кравченко. Мы работали тогда с Basecamp. Перейдя на Asana, я меняла принципы работы на основе опыта и стандартных предложений команды Asana.

Главные правила работы с Asana

▍Как тут работать?

В инструкции ниже курсивом выделены подсказки и уточнения об особенностях приложения. Опустите эти детали при первом чтении, но вернитесь к ним, если захотите попробовать работать с Asana. В конце — пару секретов о том, как вызвать волшебного единорога или котиков, поменять тему под настроение или отсыпать немного смайликов в тексты.

Создавайте другие рабочие столы, меняйте названия старых и выбирайте, кого из пользователей пригласить: на бесплатном аккаунте вам доступно 14 приглашений. Рабочий стол нельзя удалить. Он пропадает, когда все до одного пользователи покинули его. Если создатель рабочего стола покинул его, но хотя бы один пользователь остался в нем, рабочий стол продолжает функционировать. Чтобы вернуться к нему, запросите приглашение от пользователей, у которых остался доступ к этому столу.

Меню слева. Можно свернуть, кликнув на крестик рядом с логотипом Asana.

Главное меню. То, что в шапке.

Основные понятия в нашей системе Asana (в порядке иерархии)

Название бренда или компании, с которыми вы работаете (projects в Asana). Форму организации в виде ООО и ЗАО пишите после названия компании, чтобы легче ориентироваться. Самой первой в списке перед брендами идет Wiki, в которой собраны образцы, формы, гайды и документы вашей компании или агентства.

Существует три стадии работы с брендом, различающиеся по цвету: желтый Pre Sale (проекты в стадии обсуждения), зеленый In progress (активные текущие проекты) и серый Archive (закрытые проекты). Вверху удобнее держать бренды с зеленой отметкой. Перетаскивать можно мышкой.

Добавьте бренд, с которым чаще всего работаете, в «избранное», чтобы не искать его в списке.

Проект (оформляется в Asana как основная задача в списке) — название рабочего проекта, которым вы занимаетесь для конкретного бренда. Например, рекламная компания в SMM или разработка приложения.Перед первым проектом идут связанные с брендом и проектами бренда документы: договоры, соглашения, контракты и т.д. Затем идут проекты по срочности.

Как разделять на такие секции или списки, показывают здесь.

В описании к проекту указана необходимая для работы информация.

У каждого проекта есть:

Проект или задача могут принадлежать к нескольким брендам одновременно: как тут. На практике чаще всего речь о формах и образцах документов и файлах. Например, это может быть форма для создания календаря публикаций в SMM, универсальная для всех проектов.

Как оформить нового клиента, проект и задачу в 4 шага

1. Допустим, вы получили подтверждение о начале работ с новым клиентом. Добавляем сразу в Asana новый бренд и определяем, кто будет работать с ним — вся команда или только вы.

2. Создаем разделы для документов и проектов. Добавляем документы. Правильно записываем названия проектов.

3. Оформляем описание проекта, задаем дату и ответственного проект-менеджера. Добавляем в подписчики к проекту людей, которые будут следить за проектом или участвовать в нем в какой-то момент времени.

4. Работы по проекту разделяем на задачи, правильно оформляем названия задач (как на фото выше).Сначала к каждой задаче добавляем четкое описание, затем проставляем дату и ответственное лицо. Добавляем в подписчики людей, которые будут следить за задачей или участвовать в работе над ней в какой-то момент времени.

Если задача срочная, добавляем ярлык «Срочно». Есть другие ярлыки, обозначающие названия отделов, чьи сотрудники работают над задачей. Так руководителям отделов удобно в любой момент увидеть, чем заняты их сотрудники.

Подробнее об отдельных элементах и характеристиках задач и проектов

▍Дата проекта или задачи

Для проекта это дедлайн (промежуточный или финальный).

Дополнительные функции для даты: возможность указать точное время или период, после которого задача снова будет актуальна (например, каждую неделю в понедельник задача запуска email рассылки становится актуальной).

▍Ответственный за проект или задачу

Так определяется круг лиц, отвечающих за исполнение работы в срок. В первую очередь, это менеджер проекта, которые следит за процессами по проекту, а во вторую очередь, это конкретные исполнители, за которыми закреплены задачи проекта: дизайнеры, программисты, копирайтеры и т.д.

Ситуация, когда ответственного нет: возможна, только если речь идет о корпоративных гайдах, инструкциях, образцах документов.

▍Описания к проектам и задачам

Для проекта в описании указаны контакты менеджера проекта и дедлайны, прикрепляется бриф. Для задачи в описание добавляется краткое и четкое описание того, что требуется получить в результате, и дедлайн, прикрепляются рабочие материалы.

Формируются по следующему правилу: короткое и ясное название объекта задачи и название компании или бренда.

Правильно: «Тексты для SMM / Рога и копыта ООО»

Неправильно: “разработка текстов для SMM / Рога и копыта” или“написать тексты для SMM / ООО Рога и копыта”

Это важно для корректного отображения задачи в вашем почтовом ящике, куда Asana присылает уведомления о задачах и проектах.

При работе с Asana можно к проектам и задачам прикреплять различные файлы: загружать их напрямую с компьютера или добавлять из Google Drive и Dropbox-а, которые интегрированы в Asana.

▍О пользователях и их полномочиях (доступ к задачам/проектам)

В Asana два типа допуска: полный и гостевой.

Полный доступ предоставляется проект-менеджерам, аккаунтам, руководителям.

Удобно использовать, чтобы обсуждать рабочие вопросы. В обсуждениях участвуют только пользователи с полным доступом (не клиент и не исполнители).

Попробуйте использовать мессенджер. Идеально подойдет Slack. У него есть интеграция с приложением Asana: выбираете канал, добавляете в него всех пользователей, которые работают над проектом или его задачей, указываете, оповещения о каких изменениях в проектах и задачах будет присылать вам бот Asana, пока вы переписываетесь с командой. Задачу или проект можно представить в виде ссылки и поделиться ею в чате. Slack представлен в двух версиях: легкое мобильное приложение и веб-приложение.

Многим удобно работать с ярлыками. У нас используется основной ярлык: “Срочно”. Он помогает следить за горящими задачами.

Есть дополнительные ярлыки, связанные с отделами агентства, которые в тот или иной промежуток времени работают над проектом. У каждой задачи проставляется ярлык отдела, чей сотрудник несет за нее ответственность в текущий момент. Так руководители отдела могут следить за тем, кто из их сотрудников и чем занят.

Нам нужны два вида календаря.

Общий календарь команды (в меню слева). В нем отражаются даты по всем задачам и дедлайны по всем проектам, вместе с указанием ответственных лиц. Удобно для аккаунтов и руководителей.

Любой календарь можно синхронизировать с календарем Google или Apple. Как это сделать, показано тут.

5 золотых правил организации работы с Asana

P.S. Как сделать работу с Asana веселее?

Буду рада вопросам и предложениям, особенно, если вы тоже пользуетесь Asana или применяете подобный способ управления задачами.

Are you struggling to keep track of all the tasks and projects on your plate?

One of the most common struggles for new and growing businesses is keeping track of multiple deadlines, managing teams of people, and creating efficient systems for project workflows.

You’re not alone.

The good news is there is intelligent software out there created purely for the purpose of task and team management. One of the most popular tools is Asana.

Learn how Asana can be an asset to your business and the best practices for using this project management tool (including some insider’s tips that most people don’t know about) in this complete Asana tutorial.

What is Asana?

Asana is a cloud-based tool that enables you to create tasks, assign them to team members, set deadlines, and track the progress of your projects. It also has features for team communication (comments, reactions, and attaching files to tasks).

Asana was ranked 8th on Crozdesk’s list of the top 20 software products of 2021 in the project management category. Here at Scaling With Systems, it’s one of our most valuable tools for an efficient workflow in many different departments of our business.

With Asana, you can have multiple high-level overviews of projects and tasks (visual boards, lists, etc.). This shows who is responsible for each task and the project’s status (due date, dependencies, etc.). Using Asana effectively can increase productivity, improve communication with your team, and allow you to get more done in less time.

Whether you’re a solo entrepreneur or part of a larger team, this Asana tutorial will help you get the most out of the platform and take your productivity to the next level.

Below is a step-by-step walkthrough of how to use Asana to manage your projects and tasks effectively.

Since Asana has so many features, it pays off to invest a little time into how to use Asana effectively, as you’ll be better resourced to use it to its fullest.

Getting Started with Asana

To get started with Asana, sign up for an account. Go to the Asana website and click on the “Get started” button. From there, you’ll be asked to enter your email address and create a password. Once you’ve completed this process, you’ll be taken to your Asana dashboard.

At this point, you should familiarize yourself with the interface and explore the different asana features and project management tools available to you.

The left-hand menu allows you to access your projects, tasks, and team members. You can also use the search bar at the top of the page to quickly find specific tasks or projects.

Asana Teams

Once you’ve created your Asana account, you can invite your team members to join.

Asana Projects

Now that you’ve set up your Asana account and invited your team members, it’s time to start creating projects.

Asana allows you to create multiple projects, so you can use this feature to organize your tasks by project, client, or any other criteria that makes sense for your business. You can also customize the project settings to specify each project’s start date, due date, and assignee.

Asana Tasks

Asana tasks are a way to track and manage individual pieces of work within a project. When you create a task in Asana, you can add a name, description, due date, and any other relevant details.

You can also assign tasks to team members and add attachments or comments to provide additional context or instructions. Asana allows you to organize tasks into projects, sections, and sub-tasks, which can help you break down larger projects into smaller, more manageable pieces.

Signing Up With Asana

To get started with this project management tool, you can simply sign up for a free account – no need to get a paid version when you first begin. That will allow you to get some experience using it, to see if it’s right for your business.

Get a Free Trial

As of December 2022, Asana has three pricing plans:

Free: Asana’s free plan includes basic features such as task creation, project management, and file sharing. It is suitable for small teams or individuals who are just getting started with Asana.

Finish Up the Process

Finish up the process by completing any remaining prompts or steps. This may include setting up your first project or inviting team members to join your Asana account.

Once you’ve completed these steps, you’ll be able to start using Asana and exploring its features and capabilities.

How To Structure Work in Asana

If you’re feeling overwhelmed at where to begin in your workflow creation, here are some tips on how to structure your work in Asana:

Organizations

Using Asana for a business or organization, you can create an organization to manage your work and even remote teams. An organization is a top-level container for your work and can contain teams, projects, and tasks.

Within an organization, you can create teams to group related work. For example, you might create a marketing team, a sales team, and an engineering team.

To do this, click on the “Teams” tab in the left-hand menu and then click on the “Create a Team” button. You’ll be asked to enter a name for your team, and then you can start adding members by email address.

Each team can have its projects, tasks, and sub-tasks.

Projects are used to organize, create asana custom templates, and track work that needs to be done.

You can create asana projects for a specific goal or objective and then add tasks and sub-tasks to the project to break it down into smaller, more manageable pieces.

To do this, click on the “Projects” tab in the left-hand menu and then click on the “Create a Project” button. You’ll be asked to enter a name for your project and choose a team to assign it to.

Tasks are individual actions that need to be completed. You can create tasks in Asana, assign them to team members, set due dates, add attachments, and more.

To add tasks, click on the project you want to work on and then click on the “Add a Task” button. You’ll be asked to enter a task name and choose a due date. You can also create asana templates for tasks. You can assign the task to a team member, add a description, and attach relevant files.

Sub-tasks

Sub-tasks are smaller tasks that are part of a more significant task. They can be used to break down a job into more manageable pieces or to assign specific responsibilities to different team members.

Using these different levels of the organization, you can structure your work in Asana to make it easy to track progress and collaborate with your team.

As you complete tasks, you can mark them as “done” by clicking on the checkmark icon. You can also use the “Add a Subtask” button to break larger tasks into smaller, more manageable pieces. This can be especially useful for tracking progress and ensuring that all project aspects are taken care of.

Best Practices For Asana

We recommend setting up a standard operating procedure team within Asana to streamline tasks and reduce your workload.

You can replicate tasks and create asana custom templates to remove yourself from your company’s to-do list, which will be beneficial for you and your team members to track progress.

Benefits of creating SOPs for your team

If you love a good list, this is a great way to set yourself daily/weekly/monthly goals and be able to check them off as you go. It’s helpful to have a visual overview of the to-do lists that you’re creating for yourself or your teams, as it gives you an overview of the task’s progress in just a quick glance.

Shared To-Do Lists

There are several benefits to creating a to-do list on Asana:

A to-do list helps you keep track of your tasks and prioritize them based on importance and deadlines.

Your tasks laid out in a clear and organized manner can help you stay focused and motivated to complete them.

You can keep everyone informed of their responsibilities and progress by sharing your to-do list with your team.

With Asana, you can assign tasks to team members, set deadlines, and add comments or attachments to provide additional context and instructions.

By setting deadlines for tasks, you can better manage your time and ensure that you are focusing on the most critical tasks first.

We prefer Asana over Trello because Asana allows you to choose between multiple views, such as list view or board view. In contrast, Trello only offers a board view, while other to-do list tools may only provide a list view.

Asana allows you to create and customize your to-do list in a way that works best for you, whether through list view, board view, or calendar view.

Create A Content List

Benefits of Content Lists

Asana allows you to create tasks and organize them into projects, sections, and sub-tasks. This helps you break down your content creation process into smaller, more manageable chunks.

Asana allows you to assign tasks to team members, set deadlines, and add any necessary attachments or comments. This helps you track who is working on what and ensures that tasks are completed on time.

Asana FAQ

To master Asana, it’s essential to take the time to learn how to use the tool effectively and customize it to your needs. This may involve exploring the Help Center, watching tutorials, and experimenting with different features and settings. This Asana tutorial article is already a great place to start.

Asana is relatively easy to learn, but it has many features and capabilities, so it may take some time to become proficient with the tool. The Help Center and other resources can help you learn how to use Asana effectively.

Additionally, if you’re working on a project with fixed deadlines or billable hours, the lack of a time-tracking tool in Asana may make it more difficult to track and report your time accurately.

Asana Guide

Asana is a powerful tool for managing tasks and projects. With its wide range of features and integrations, it can help teams stay organized and on track with their work.

Whether you’re a small team just getting started with Asana, or a large organization looking for comprehensive project management software, it’s worth educating yourself on how to use it. It’s very likely that it will be a centerpoint of your company’s workflow, just as it is for us.

If you’re serious about scaling your business and developing profitable client acquisition systems that delivers consistent results, we can help. If you’re ready to experience rapid growth and skyrocket your profits, book a free consultation call now. Our team is here to help you succeed.

Сервис Asana – не просто таск-менеджер, позволяющий создавать задачи и контролировать их выполнение. Он обладает набором удобных инструментов для коммуникации сотрудников компании, организации проектов и всего рабочего процесса, формирования отчётов и отслеживания личной эффективности, а также для взаимодействия с клиентами. К сожалению, сервис недоступен на русском языке. Вам придётся использовать англоязычную версию.

Ключевые возможности

Разработчик предлагает 4 тарифных плана:

Вы можете воспользоваться 30-дневным пробным периодом по пакетам Premium и Business. Но для этого при регистрации потребуется ввод вашей платёжной карты.

Старт работы

Откройте главную страницу, нажимайте Try for free. Система запросит адрес электронной почты, на который будет направлено письмо с подтверждением регистрации. Перейдите по ссылке и заполните поля: имя и фамилию, пароль для входа в систему.

Вам предстоит ответить ещё на несколько вопросов: в какой команде вы работаете (сфера бизнеса), и какое название будет у вашей команды?

Дальше вы попадаете на домашнюю страницу в аккаунте Asana с лаконичным интерфейсом. Здесь будут отображаться предстоящие задачи и самые важные проекты. Первое, что необходимо сделать – создать проект (New Project).

Система переводит на страницу с шаблонами проектов на основе вашего ответа при регистрации. Я указывал сферу маркетинга. При этом вы можете выбрать пустой бланк или один из шаблонов. Я пойду по первому пути.

Настройки проекта

1 шаг – укажите название проекта, тип его представления (список, доска, временная шкала, календарь), приватность (доступен для участников определённой команды, отдельным участникам проекта, только мне).

2 шаг – упорядочение задач по разделам. Например, я создам 3 раздела: предстоящие, выполняемые и завершённые задачи с помощью опции Add section.

3 шаг – добавление задач. Нажимайте на блок Add Task и создавайте задачи. У вас откроется окно для указания деталей: название, исполнитель (можно ввести электронную почту и пригласить сотрудника к работе с помощью автоматически отправленного письма из системы), дедлайн, описание.

Задаче нужно присвоить раздел – у меня «Предстоящие задачи». При необходимости добавляется подзадача (Add Subtask). В самом низу есть поле для внесения комментариев, вопросов, прикрепления файлов. Когда создание задачи будет завершено, нажимайте стрелку вправо, чтобы сохранить её.

В самом верху блока создания задачи есть дополнительные настройки:

Обратите внимание, справа указаны горячие клавиши для некоторых функций.

Обзор интерфейса

Теперь я вкратце опишу, из каких областей состоит интерфейс системы:

Боковая панель

Горизонтальная панель

Действия по проекту

Откройте созданный вами проект. Под стрелкой вниз есть ряд основных опций по проекту:

Нажимая на звездочку, вы добавите проект в избранное. При наведении на «i» вы получите основные сведения по проекту.

Ниже под названием расположены типы отображения проекта:

Как установить зависимости между задачами?

Функция позволяет помечать задачу, как ожидающую другую задачу. Что это значит? Например, один сотрудник работает над выполнением задачи, после завершения которой следующий сотрудник должен приступить к выполнению своего задания. Опция доступна только в платных пакетах.

Чтобы пометить задачу, как зависимую от другой, нужно сделать следующее:

Когда исполнитель первой задачи пометит её выполненной, другой сотрудник получит уведомление о возможности выполнять своё задание. Причём одна задача может зависеть от нескольких, соответственно, несколько задач могут зависеть от одной.

Как Asana делает работу команды веселее и продуктивнее?

Есть несколько «летающих» картинок, которые появляются после выполнения задачи – феникс, единорог, йети, нарвал. Настройки задаются в профиле вашего аккаунта и будут использоваться только для него: My Profile Settings-Display-Show occasional celebrations upon task completion.

Emojis – добавляются в названии проекта/задачи, описании, комментариях и диалогах.

Приложения, часто используемые с Asana

Несмотря на то, что Asana довольно гибкий инструмент, есть ряд приложений, которые существенно повышают эффективность работы в таск-менеджере.

Slack – для оперативного обсуждения рабочих моментов. С помощью приложения вам удастся преобразовывать сообщения в задачи, совершать некоторые действия над задачами и создавать новые прямо в сервисе Slack.

Google Drive – позволяет хранить документы и использовать их при создании задач в Asana, то есть прикреплять к ним файлы.

Google Calendar – синхронизация проектов, тегов и задач с календарём в Google.

Instagantt – создание диаграмм Ганта для визуализации планирования проектов и задач. Причём в этом веб-приложении можно создавать задачи, которые автоматически появятся в Asana.

Tableau – инструмент бизнес-аналитики для построения отчётов по задачам и эффективности команд.

Кроме того, Asana интегрируется с другими таск-менеджерами: Trello – инструкция здесь, Jira – мануал в разделе Integrations.

Мобильные приложения

Разработчик предлагает приложения для 2 систем:

Приложения обеспечивают доступ к задачам, проектам, диалогам, входящим сообщениям, быстрому добавлению, поиску. Все данные обновляются в режиме реального времени.

Отзывы об Asana

Пользователи ставят жирный плюс за дружелюбный и интуитивно понятный интерфейс. Несмотря на обширный функционал, экран не перегружен кнопками, все элементы легко найти и применять. Для большинства пользователей отсутствие русской версии не является проблемой – юзабилити перекрывает этот недостаток.

Аналоги

Среди сервисов по управлению проектами с русскоязычным интерфейсом я выделяю:

Вывод

На первый взгляд может показаться, что Asana вызывает сложности из-за отсутствия русскоязычной версии. Но на самом деле интерфейс и функциональность сервиса настолько простые, что буквально после первого знакомства с системой вы научитесь оперативно создавать задачи.

Стоимость более, чем приемлемая. Никаких специальных навыков для изучения и работы с платформой точно не потребуется. Функционал обширный – помимо планирования и создания задач есть возможность отслеживать время их выполнения и формировать отчёты. С помощью интеграций существенно расширяется перечень возможностей.

Инструкция по Task Manager «Asana»

За последнее N-ное количество лет в различных проектах я сталкивался с различными календарями, планерами и таск-менеджерами, которые, по сути, выполняют одни и те же функции и все имеют бесплатный тариф (bitrix24, trello, google.calendar).  Но в последнее время я для своих личных целей и задач использую Asana (https://asana.com/), которая является удобным и многофункциональным с одной стороны, и не таким перегруженным другими функциями, с другой (как тот же битрикс, например). В сегодняшней статье я хочу рассказать про основные функции, которыми я пользуюсь, и которые могут быть очень полезны вам, особенно, если вы работаете в команде и на вас висит более 3-5 задач одновременно.
С помощью Asana вы с легкостью сможете отслеживать прогресс, дедлайны и результаты для проектов от начала и до конца для всей своей команды. Этот инструмент очень простой в использовании и к тому же бесплатный для большинства функций.
Для входа в Asana используется ваша корпоративная почта и пароль, который вы сами себе придумали.
Пароль и прочую информацию о себе (имя, фото) можно менять на странице настроек. Для этого кликните по своей иконке в правом верхнем углу и выберите пункт: “My Profile Settings”.Откроется модальное окно, где будут вкладки с разными параметрами: имя и фото на первой. Что конкретно вы хотите получать — на второй. Изменение пароля — на четвертой (Account), там будет ссылка “Change your password”.

Сперва может показатся немного запутано, но если разобраться, все логично и понятно. Посмотрите на скрин выше:
Среда: mobiti.com.ua
Есть несколько команд, которые я вижу: IT-серсис, Маркетинг, Рост.
Если группу раскрыть, но будет видно участников команды, в том числе и себя
Внутри команды IT-сервис есть ряд проектов, например, Написание ТЗ, Отчеты, Seolib.
В основном окне выводятся сами задачи конкретной группы (в данном случае Seolib, он выделен).

Задачи (Tasks)

При работе с задачами следует выполнять некоторые правила:

Постановка задач

В системе реализована очень удобная система работы с тегами. Каждой задаче можно назначать один или несколько тегов (но в списке проектов выводится только один, поэтому старайтесь выбирать один, хотя можно и больше). Вы просто начинайте вводить первые буквы тегов, система вам подскажет:

Каждый может создавать свои собственные теги, но лучше их вводить по общему согласованию, т.к. одно и тоже слово (маркетинг, например) для каждого человека может означать что-то свое. При добавлении нового тега, вы сможете выбрать ему цвет, чтоб отличался от других:

Если у задачи несколько тегов, они скрываются за многоточием, но при наведении показывается полный список.

Поиск по Asana

В системе реализован довольно удобный и многофункциональный поиск. Искать можно по чему угодно: по названию задачи, по тегу, по срокам и т.д. Наиболее простой способ — просто пишите название задачи или тега в строке поиска.
Кроме того, можно использовать расширенный поиск с пересечениями (в выпадающем списке последняя строка Advanced Search). Например, задача, которая имеет два тега:

Календарь Asana

В Асана есть свой внутренний календарь, на которой выводятся задачи с установленным сроком выполнения. Обратите на это внимание, если у задачи срока нет — то и в календарь она не попадает. Просмотреть календарь можно в трех срезах:
1. Календарь проекта. Для этого просто перейдите в интересующий ваш проект, и в верхнем меню над списком задач просто кликните на Calendar (синяя стрелочка) на скрине.
2. Календарь Группы.Этот календарь выводит все задачи всех проектов в рамках данной группы. Находиться он над списком проектов Team calendar (Красная стрелочка на скрине)

3. Календарь ваших задач. Для этого перейдите в список своих задач (My tasks) и на открывшейся странице перейдите по ссылке календарь.

Настройка уведомлений

Вы можете самостоятельно настроить уведомления, которые будут приходить вам на почту. Для этого перейдите в настройки своего акаунта:

Вы сможите включать и отключать уведомления, касающиеся конкретно вас (персональные проекты) или проекта в целом (mobiti.com.ua):