Достаточно давно мы ввели To-Do – приложение список задач, это было крайне простое техническое решение, но оно дало нам серьезный результат – контроль над задачами и дедлайнами, мы перестали терять записи и важную информацию на обрывках листочков или просто зафиксированные в памяти.
Мы постоянно растем и движемся вперед, а задачи становятся всё объемными и комплексными, поэтому в скором времени To-Do стало не хватать под наши запросы. Стало понятно, что нам нужен не просто публичный список задач, нам нужен инструмент, который позволит всем участникам перейти на проектный подход, видеть свои рабочие дела не в вакууме, а как часть важного продукта над котором одновременно работают несколько человек.
Почему же так? В моем понимании причина лежит в сырости продукта:
1. сама платформа имеет много багов и не слишком приятна в использовании, а интерфейс оставляет желать лучшего
2. нет мобильного приложения, а значит, чтобы добавить задачу или посмотреть нужно где-то сесть и открыть компьютер
3. нет приложения для компьютера, так что даже там приходится работать с сайтом, а не с программой, а это, мягко говоря, раздражает
4. хоть проекты и можно добавлять и смотреть кто, что и когда должен сделать, но это не превращается автоматически в список задач на день, а значит надо постоянно заходить в штаб и выписывать себе куда-то задачи
и еще ряд других проблем
Мы начали искать продукт без этих сложностей, перебрали много вариантов, потратили какую-то сумму денег и в итоге нашли решение – Asana
Здесь настраивается ряд важных и обязательных параметров задачи
• Исполнитель задачи• Сроки выполнения задачи• Приоритет (низкий / средний / высокий)• Статус (по плану / под угрозой / отстает)
Если не указать исполнителя и срок выполнения задачи, то скорее всего задача зависнет, пока кто-то не наткнется на нее, поэтому исполнитель и сроки указываются всегда
Обратите внимание: в пункте срок исполнения можно указать не только день выполнения задачи, но и временной промежуток. Нельзя указывать конкретный день выполнения задачи, если задача рассчитана на несколько дней!
ВАЖНО №1: если сроки приходится менять, то важно указывать в комментариях причину, если я буду видеть, что часто сроки меняются без объяснений — это повлечет последствия, если дедлайн прошел, а сроки не обновились – это тоже будет иметь последствия
ВАЖНО №2: мы обсуждали что важно ставить в известность если кто-то осознано не выполняет задачу или выполняет её не так как она поставлена – важно, в таком случае указывать свою логику в комментариях
А теперь разберемся с остальными двумя параметрами задачи: Приоритет и Статус
Приоритет не обязательно указывать в каждой задачи, но иногда полезно обозначить для себя и окружающих что важно (высокий приоритет) а что не особо то и важно или вообще может подождать до лучших времен (низкий приоритет)
Стоит явно обозначить логику подхода к нашей ежедневной работе, которую можно выделить из связи целей, проектов и задач.
Цель – это приоритет, самое важное для компании, а соответственно и для сотрудника
Проект – это набор связанных задач с конкретными сроками и исполнителями (выполнение проекта = достижение цели)
Задача – это наименьшая логическая единица, из которой состоит проект (выполнение всех задач в проекте = выполнение проекта = достижение цели).
ОЧЕНЬ ВАЖНО ПОНЯТЬ
Есть два подхода к работе:
1. Каждый день на протяжении рабочей недели вы просто смотрите в список задач, выбираете те, у которых подходит срок исполнения или те, которые хочется сейчас выполнить
Что произойдет: Вы целую неделю были максимально загружены, много задач выполнили, НО – вы скорее всего упустили задачи, которые направлены на достижение важных, в данный момент, для компании целей. Компания стоит на месте, время потеряно, руководство Вами очень недовольно, несмотря на то, что вы много чего сделали.
2. Каждый день на протяжении недели вы сначала смотрите свои цели, т.е. наиболее важное для компании и лично для Вас, а после набираете пул задач, направленный на достижение этих целей и работаете только над ними, а задачи, которые не относятся к текущим целям, выполняете только во вторую очередь.
Что произойдет: Вы целую неделю занимались задачами, направленными на достижение важных для компании целей и добились результата, компания продвинулась вперед, руководство довольно, а вы ВЕЛИКОЛЕПНЫ !!!
ВЫВОД: Очевидно, что подход “сначала смотрю на цели и занимаюсь, в первую очередь, задачами, направленными на их достижения” более выгодный для Вас и для компании.
Определенно, Асана помогает сэкономить время и усилия, повысить эффективность работы! Итак, что такое Управление проектами Асана? Стоит ли вам попробовать программное обеспечение для управления проектами Asana и каковы его альтернативы и дополнения?
Для достижения наилучших результатов в бизнесе и производительности большинство организаций делят сотрудников на более мелкие секции, такие как функциональные, кросс-функциональные, виртуальные и самоуправляемые команды. Они также создают проектные группы для краткосрочных проектов или рабочие группы, когда случаются чрезвычайные ситуации.
Таким образом, необходимо сохранить эффективное управление командой, чтобы помочь всей организации работать бесперебойно и достигать целей компании. Помимо навыков работы в команде и лидерских качеств, существуют и другие методы, которые могут помочь эффективно управлять командой, например, программное обеспечение для управления проектами Asana.
Давайте кратко рассмотрим введение управления проектами Asana и других инструментов поддержки для окончательного управления командой.
Дополнительные советы с AhaSlides
Соберите членов своей команды, приняв участие в веселой викторине на AhaSlides. Зарегистрируйтесь, чтобы пройти бесплатный тест из библиотеки шаблонов AhaSlides!
🚀 Получите бесплатную викторину☁️
Что означает управление командой?
Понятие управления командой можно просто понимать как способность человека или организации управлять и координировать группу людей для выполнения задачи. Управление командой состоит из командной работы, сотрудничества, постановки целей и оценки производительности. Его основная цель – контролировать и управлять группой сотрудников для достижения общей цели, а не мотивировать и вдохновлять сотрудников, таких как командное лидерство.
Что касается управления командой, стоит упомянуть стили управления, которые относятся к тому, как менеджеры планируют, организуют, принимают решения, делегируют полномочия и контролируют своих сотрудников. Существует 3 основных типа управления командой, каждый из которых имеет как преимущества, так и недостатки, в зависимости от ситуации в вашей команде и опыта, которые следует разумно применять.
Когда дело доходит до управления командой, другим важным термином является управленческая команда, которую легко спутать. Управленческая команда – это работа, указывающая на сотрудников высокого уровня, которые имеют полномочия управлять командой, в то время как управление командой – это навыки и методы для более эффективного управления командой.
Как эффективно управлять своей командой?
В любой команде всегда есть проблемы, возникающие среди членов команды, которые должны решать лидеры, такие как отсутствие доверия, боязнь конфликта, отсутствие приверженности, уклонение от ответственности, невнимание к результатам. Патрик Ленсиони и его Пять дисфункций команды. Так как же повысить эффективность команды?
Отложите в сторону навыки управления командой, рекомендацией для эффективного управления командой является использование программного обеспечения для управления проектами. В эпоху цифровой и технологической революции менеджерам необходимо знать, как использовать такие инструменты. Инструмент управления проектами Asana идеально подходит для удаленной команды, гибридной команды и офисной команды.
Управление проектами Asana предлагает множество удобных функций для оптимизации управления командой, таких как отслеживание выполнения ежедневных задач и временной шкалы для всего проекта, просмотр данных в режиме реального времени, обмен отзывами, файлами и ежесекундными обновлениями статуса. Кроме того, это помогает повысить эффективность сотрудничества между членами команды и предотвратить скремблирование в последнюю минуту, намечая приоритетные и экстренные задачи.
Управление проектами Asana также предлагает бесплатные шаблоны для многих видов работ, таких как маркетинг, эксплуатация, проектирование, проектирование, управление персоналом и многое другое. В каждой категории вакансий вы можете найти хорошо продуманные шаблоны, такие как сотрудничество с агентством, творческий запрос, планирование мероприятий, процесс запроса предложений, ежедневные стендап-встречи и многое другое. Его можно интегрировать в другие программы, включая Microsoft Teams, Salesforce, Tableau, Zapier, Canva и Vimeo.
Если вы обнаружите, что управление проектами Asana по каким-то причинам может быть не лучшим вариантом, существует ряд сопоставимых платформ, которые также предлагают множество полезных функций для повышения производительности вашей команды.
# 1. Hive
Pro: Предлагайте дополнительные функции, которых может не хватать платформе управления проектами Asana, такие как импорт данных, настраиваемые шаблоны, ведение заметок и настраиваемые формы. Вы можете активировать функцию интеграции электронной почты, чтобы отправлять и получать сообщения непосредственно из Gmail и Outlook в Hive.
Минусы: интеграция с электронной почтой ненадежна, и отсутствует история версий. Бесплатные аккаунты могут быть использованы максимум для 2 участников.
Интеграция: Google Диск, Календарь Google, Dropbox, Zoom, команды Microsoft, Jira, Outlook, Github и Slack.
Цена: от 12 долларов США за пользователя в месяц.
№ 2. Скоро
Pro: это комплексное программное обеспечение для управления бизнесом, которое может помочь отслеживать счета и расходы, создавать бюджеты для проектов и сравнивать их с фактической производительностью. Поддержка CRM и цитирования со списком контактов на 360 градусов и использованием нашего полнофункционального API.
Минусы: пользователям приходится платить дополнительную плату за функцию, они сталкиваются со сложной адаптацией и отсутствием на платформе коммуникационных функций.
Интеграция: Календарь, MS Exchange, QuickBooks, учет Xero, Expensify, Dropbox, Google Drive и Zapier.
Цена: от 26 долларов США за пользователя в месяц.
№ 3. кликап
Pro: ClickUp — это простое и удобное управление проектами с быстрой адаптацией и умными встроенными косыми командами. Это позволяет переключаться между представлениями или использовать несколько представлений в одном проекте. Его диаграммы Ганта помогают оценить ваш критический путь, чтобы определить наиболее важные задачи проекта для соблюдения сроков вашей команды. Пространства в ClickUp гораздо более гибкие.
Против: Иерархия пространства/папки/списка/задач сложна для начинающих. Запрещено отслеживать время от имени других участников.
Интеграция: Slack, Hubspot, Make, Gmail, Zoom, отслеживание времени сбора урожая, Unito, GG Calendar, Dropbox, Loom, Bugsnag, Figma, Front, Zendesk, Github, Miro и Intercom.
Цена: от 5 долларов США за пользователя в месяц.
№ 4. Понедельник
Pro: Отслеживание сообщений становится проще с понедельником. Визуальные доски и цветовое кодирование также являются отличным напоминанием пользователям о необходимости работать над приоритетными задачами.
Минусы: трудно отслеживать время и расходы. Представление информационных панелей несовместимо с мобильным приложением. Отсутствие интеграции с финансовыми платформами.
Интеграция: Dropbox, Excel, Google Calendar, Google Drive, Slack, Trell, Zapier, LinkedIn и Adobe Creative Cloud.
Цена: от 8 долларов США за пользователя в месяц.
Джира
Плюсы: Jira предлагает облачное решение для обеспечения безопасности вашей команды. Это также помогает менеджеру планировать дорожные карты проекта, планировать работу, отслеживать выполнение, а также создавать и анализировать все это с помощью Agile. Пользователи могут настраивать доски scrum и гибко настраивать доски Kanban с помощью мощных гибких представлений.
Минусы: некоторые функции сложны и трудны для навигации. Отсутствие встроенной временной шкалы для отслеживания хода проекта. Ошибки могут возникать, когда он сталкивается с длительным временем загрузки запросов.
Интеграция: ClearCase, Subversion, Git, Team Foundation Server, Zephyr, Zendesk, Gliffy и GitHub.
Цена: от 10 долларов США за пользователя в месяц.
AhaSlides — предоставьте 5 полезных дополнений к управлению проектами Asana
Использование управления проектами, такого как Asana или его альтернативы, рекомендуется для повышения эффективности управления командой. Однако для профессиональной управленческой команды недостаточно укреплять командные связи, сплоченность команды или командную работу.
Подобно Asana Project Management, на других платформах отсутствуют интерактивные действия, поэтому интеграция с инструментами виртуальной презентации, такими как АгаСлайды может предложить вам конкурентные преимущества. Руководителям важно сочетать управление и дополнительные виды деятельности, чтобы удовлетворить членов вашей команды и мотивировать их усердно работать и работать лучше.
В этом разделе мы предлагаем 5 лучших функций, которые одновременно улучшат управление вашей командой и ее сплоченность.
Ледоколы
Не забудьте добавить что-нибудь интересное ледоколы до и во время ваших встреч, чтобы привлечь членов вашей команды. это хорошо командообразующая деятельность для улучшения межличностного взаимодействия и взаимопонимания, а также для укрепления доверия на рабочем месте. АгаСлайды предлагает множество виртуальных игр, шаблонов и советов, которые помогут вам весело провести время с вашей командой и предотвратить выгорание ваших сотрудников во время работы над строгим управлением проектами.
№ 2. Интерактивная презентация
Оценка и опрос необходимы для поддержания командного духа и темпа. Чтобы угнаться за мыслями ваших сотрудников, избежать конфликтов и не отставать от сроков, команда менеджеров может настраивать опросы и опросы, чтобы узнать их удовлетворенность и мнение. AhaSlides Создатель онлайн-опросов это забавная и невероятная функция, которую можно легко комбинировать с управлением проектами asana и напрямую делиться между различными участниками.
Мозговой штурм
С точки зрения управления проектами для творческой команды, когда ваша команда застряла со старым мышлением, используя мозговой штурм с Облако слов AhaSlide Неплохая идея придумать благородные идеи и инновации. Мозговая атака Сессия с Word Cloud — это организующая и творческая техника записи идей участников для последующего анализа.
№ 4. Спиннер Колесо
Многообещающее пространство для использования Спиннер Колесо как важное дополнение к Asana Project Management. Когда вы понимаете, что ваша команда работает лучше, чем вы ожидаете, или есть несколько выдающихся сотрудников, необходимо дать им какие-то награды и льготы. Это может быть случайный подарок в случайное время суток. Хорошим программным обеспечением для случайного выбора, которое вы должны попробовать, является Spinner Wheel. Участники могут свободно добавлять свои имена в шаблон после вращения колеса онлайн, чтобы получить желаемые призы или награды.
Основные выводы
Использование управления проектами Asana или его альтернатив и интеграция с дополнительными инструментами — это хорошее начало для повышения эффективности управления вашей командой. Поощрения и бонусы также должны использоваться для оптимизации процесса управления вашей командой.
Попытка АгаСлайды прямо сейчас, чтобы лучше взаимодействовать и общаться с членами вашей команды и поддерживать управление вашим проектом самым инновационным способом.
Сервис Asana – не просто таск-менеджер, позволяющий создавать задачи и контролировать их выполнение. Он обладает набором удобных инструментов для коммуникации сотрудников компании, организации проектов и всего рабочего процесса, формирования отчётов и отслеживания личной эффективности, а также для взаимодействия с клиентами. К сожалению, сервис недоступен на русском языке. Вам придётся использовать англоязычную версию.
Ключевые возможности
Разработчик предлагает 4 тарифных плана:
Вы можете воспользоваться 30-дневным пробным периодом по пакетам Premium и Business. Но для этого при регистрации потребуется ввод вашей платёжной карты.
Старт работы
Откройте главную страницу, нажимайте Try for free. Система запросит адрес электронной почты, на который будет направлено письмо с подтверждением регистрации. Перейдите по ссылке и заполните поля: имя и фамилию, пароль для входа в систему.
Вам предстоит ответить ещё на несколько вопросов: в какой команде вы работаете (сфера бизнеса), и какое название будет у вашей команды?
Дальше вы попадаете на домашнюю страницу в аккаунте Asana с лаконичным интерфейсом. Здесь будут отображаться предстоящие задачи и самые важные проекты. Первое, что необходимо сделать – создать проект (New Project).
Система переводит на страницу с шаблонами проектов на основе вашего ответа при регистрации. Я указывал сферу маркетинга. При этом вы можете выбрать пустой бланк или один из шаблонов. Я пойду по первому пути.
Настройки проекта
1 шаг – укажите название проекта, тип его представления (список, доска, временная шкала, календарь), приватность (доступен для участников определённой команды, отдельным участникам проекта, только мне).
2 шаг – упорядочение задач по разделам. Например, я создам 3 раздела: предстоящие, выполняемые и завершённые задачи с помощью опции Add section.
3 шаг – добавление задач. Нажимайте на блок Add Task и создавайте задачи. У вас откроется окно для указания деталей: название, исполнитель (можно ввести электронную почту и пригласить сотрудника к работе с помощью автоматически отправленного письма из системы), дедлайн, описание.
Задаче нужно присвоить раздел – у меня «Предстоящие задачи». При необходимости добавляется подзадача (Add Subtask). В самом низу есть поле для внесения комментариев, вопросов, прикрепления файлов. Когда создание задачи будет завершено, нажимайте стрелку вправо, чтобы сохранить её.
В самом верху блока создания задачи есть дополнительные настройки:
Обратите внимание, справа указаны горячие клавиши для некоторых функций.
Обзор интерфейса
Теперь я вкратце опишу, из каких областей состоит интерфейс системы:
Боковая панель
Горизонтальная панель
Действия по проекту
Откройте созданный вами проект. Под стрелкой вниз есть ряд основных опций по проекту:
Нажимая на звездочку, вы добавите проект в избранное. При наведении на «i» вы получите основные сведения по проекту.
Ниже под названием расположены типы отображения проекта:
Как установить зависимости между задачами?
Функция позволяет помечать задачу, как ожидающую другую задачу. Что это значит? Например, один сотрудник работает над выполнением задачи, после завершения которой следующий сотрудник должен приступить к выполнению своего задания. Опция доступна только в платных пакетах.
Чтобы пометить задачу, как зависимую от другой, нужно сделать следующее:
Когда исполнитель первой задачи пометит её выполненной, другой сотрудник получит уведомление о возможности выполнять своё задание. Причём одна задача может зависеть от нескольких, соответственно, несколько задач могут зависеть от одной.
Как Asana делает работу команды веселее и продуктивнее?
Есть несколько «летающих» картинок, которые появляются после выполнения задачи – феникс, единорог, йети, нарвал. Настройки задаются в профиле вашего аккаунта и будут использоваться только для него: My Profile Settings-Display-Show occasional celebrations upon task completion.
Emojis – добавляются в названии проекта/задачи, описании, комментариях и диалогах.
Приложения, часто используемые с Asana
Несмотря на то, что Asana довольно гибкий инструмент, есть ряд приложений, которые существенно повышают эффективность работы в таск-менеджере.
Slack – для оперативного обсуждения рабочих моментов. С помощью приложения вам удастся преобразовывать сообщения в задачи, совершать некоторые действия над задачами и создавать новые прямо в сервисе Slack.
Google Drive – позволяет хранить документы и использовать их при создании задач в Asana, то есть прикреплять к ним файлы.
Google Calendar – синхронизация проектов, тегов и задач с календарём в Google.
Instagantt – создание диаграмм Ганта для визуализации планирования проектов и задач. Причём в этом веб-приложении можно создавать задачи, которые автоматически появятся в Asana.
Tableau – инструмент бизнес-аналитики для построения отчётов по задачам и эффективности команд.
Кроме того, Asana интегрируется с другими таск-менеджерами: Trello – инструкция здесь, Jira – мануал в разделе Integrations.
Мобильные приложения
Разработчик предлагает приложения для 2 систем:
Приложения обеспечивают доступ к задачам, проектам, диалогам, входящим сообщениям, быстрому добавлению, поиску. Все данные обновляются в режиме реального времени.
Отзывы об Asana
Пользователи ставят жирный плюс за дружелюбный и интуитивно понятный интерфейс. Несмотря на обширный функционал, экран не перегружен кнопками, все элементы легко найти и применять. Для большинства пользователей отсутствие русской версии не является проблемой – юзабилити перекрывает этот недостаток.
Аналоги
Среди сервисов по управлению проектами с русскоязычным интерфейсом я выделяю:
На первый взгляд может показаться, что Asana вызывает сложности из-за отсутствия русскоязычной версии. Но на самом деле интерфейс и функциональность сервиса настолько простые, что буквально после первого знакомства с системой вы научитесь оперативно создавать задачи.
Стоимость более, чем приемлемая. Никаких специальных навыков для изучения и работы с платформой точно не потребуется. Функционал обширный – помимо планирования и создания задач есть возможность отслеживать время их выполнения и формировать отчёты. С помощью интеграций существенно расширяется перечень возможностей.